Recebimento e Encaminhamento de Documentos Fiscais para Pagamento

Notas Fiscais, Faturas, Boletos, Recibos, etc.) por Serviços Adquiridos/ Contratados de Fornecedores Externos

Quando do recebimento de serviços de quaisquer ordens pelos Centros, Departamentos, Setores e/ou Serviços da EESC, originários de pedidos de compras e/ou contratos firmados pela Escola, torna-se necessário por parte do Servidor requisitante e/ou elegido para fins de acompanhamento técnico da área solicitante, o acompanhamento integral da realização dos serviços (no caso de instalações, reparos, reformas, etc.) e a averiguação da conclusão dos mesmos e seus resultados (em caso de projetos, artes, liberação de licenças, traduções e/ou revisões textuais, etc.), se satisfatórios em relação à requisição inicial de compras e ao pedido de compras emitido ao fornecedor.

Findados os serviços e averiguados seus resultados, o Servidor que acompanhou sua execução deverá verificar atentamente o conteúdo (descrição do serviço, quantidades, valores cobrados) do documento fiscal apresentado pela empresa fornecedora no que respeito diz ao que foi solicitado.

Em caso de: 1) Serviços realizados parcialmente, não realizados ou não realizados como constante do pedido de compras; 2) Dados incorretos ou inconsistentes com o serviço/ produto final entregue; o Servidor deverá devolver imediatamente (sem qualquer assinatura ou anotação) o documento fiscal ao funcionário da empresa para que seja corrigido em total conformidade com o pedido de compras emitido pela Escola e comunicar imediatamente o ocorrido a este Serviço de Contabilidade.

Em caso de realização dos serviços em plena conformidade com o pedido de compras e, ainda, de todos os dados estarem concordantes em relação a valores, descrição de serviço/ produto final, quantidades, o Servidor que acompanhou a realização dos serviços pela empresa deverá receber o documento fiscal, carimbando-o como “Recebido”, datando-o e assinando-o, com indicação de nome e número funcional – e encaminhar tal documento fiscal imediatamente ao Serviço de Contabilidade para pagamento dos serviços prestados a contento pela empresa.

Encaminhamento de Documentos Fiscais para Pagamento.

O encaminhamento do documento fiscal recebido (contendo adequadamente, carimbo ou inscrição de “Recebido”, acompanhada de data de recebimento, assinatura do Servidor que acompanhou os serviços e nome e número funcional do mesmo) ao Serviço de Contabilidade da EESC deverá ser imediato, após a verificação de conformidade entre os serviços realizados e o pedido de compra emitido.

Solicita-se o encaminhamento de cópia digitalizada do documento fiscal recebido diretamente para o endereço de e-mail: contabilidade@eesc.usp.br, seguido do envio físico do documento original, via malote, endereçado ao Serviço de Contabilidade da EESC – SVCONT-18.

Com o documento fiscal em mãos, o Serviço de Contabilidade conferirá o conteúdo do mesmo e contatará o fornecedor em caso de divergências/ correções necessárias; caso apresente o documento se apresente correto, será incluído no sistema MercúrioWeb para pagamento dos serviços prestados, respeitando sempre o prazo de pagamento acordado entre Escola e fornecedor no momento da emissão do pedido de compras.