A USP chegará em 2022 com confiança e pronta para a nova realidade

O cenário socioeconômico imposto pela pandemia da covid-19 impactou a vida das pessoas e das organizações sob vários aspectos. E não foi diferente com as instituições públicas, que, apesar do momento inicial sem perspectivas, passaram a reagir ativamente para enfrentar a pior tragédia mundial em tempos recentes.

No caso da USP, a autonomia para planejar e executar as atividades-fim e as atividades-meio permitiu que a tomada de decisões acontecesse de maneira rápida e segura, resultando na não interrupção de suas ações. A importância dessa agilidade foi garantir que o árduo trabalho realizado em anos anteriores não fosse perdido.

Não foi tarefa fácil, mas temos a convicção que a implantação de uma política moderna de gestão administrativa, aliada às medidas práticas de controle de despesas e à busca de mais recursos, possibilitaram que superássemos os obstáculos (que não foram poucos) e, ao mesmo tempo, permitirá à USP iniciar 2022 com resultados positivos e em condições inequívocas de prosperidade sustentável para os próximos anos.

É justo e próprio afirmar que uma instituição com a dimensão da USP somente poderia alcançar esse resultado com o apoio de seus dirigentes e a cooperação de seu corpo funcional. A percepção pública e o reconhecimento social favoráveis à nossa Universidade são fruto de acertos históricos em suas decisões colegiadas e diligentes ações administrativas. O conjunto de competências complementares garantiu resiliência para superar as dificuldades, sem que jamais tivesse arriscado sua estatura acadêmica. Ao contrário, a Universidade experimentou franco crescimento em todas as áreas do conhecimento.

Nova estrutura

Para garantir legitimidade à modernização administrativa, a Coordenadoria de Administração Geral (Codage) desenvolveu, desde o início da atual gestão, ações internas que resultaram na revisão completa do organograma, criando nova concepção organizacional com base em quatro departamentos: Recursos Humanos (DRH), Administração (DA), Finanças (DF) e Convênios (DConv), este último criado em 2019 para trazer celeridade ao fluxo de processos com segurança jurídica e reorganizar os vários serviços e setores.

Essas alterações trouxeram dinamismo e objetividade à Codage, resultando na mobilidade de 141 servidores para atender a outros órgãos e unidades da Universidade, com ganhos expressivos em eficiência.

Programas institucionais

Com a nova arquitetura organizacional, a administração central pôde se dedicar a planejar e executar projetos institucionais de maior dimensão, enquanto os Departamentos delineavam ações de cunho mais específico. Cabe destacar dois projetos inovadores implantados e que são inéditos em instituições de ensino superior públicas:

• Programa USP Eficiente: permite a flexibilização do uso da economia orçamentária das unidades administrativas em investimentos estratégicos e emergenciais, em cumprimento às metas do Projeto Acadêmico Institucional;
• Programa USP Base: sistema que possibilita fazer diagnóstico para auxiliar na administração das unidades, por meio de indicadores objetivos e métricas internacionais, com vistas aos avanços na gestão e no planejamento estratégico.

Em simultaneidade, e em conjunto com seus departamentos, a Codage desenvolveu atividades de domínio conexo que, em associação aos referidos projetos institucionais, trouxeram economia processual, como a implantação parcial do E-Social, em parceria com a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI). Trata-se de demanda do governo federal que busca atender ao regramento da área trabalhista.

Para oferecer exemplo na administração foi preciso preparar as equipes às novas demandas. E não tardou para que as readequações de organogramas se iniciassem de maneira consistente. Até o momento, 32 unidades/órgãos consolidaram suas alterações, gerando economia orçamentária e dinamismo em seu funcionamento.

Foco no pessoal

A completude da implantação dos Centros de Serviços Compartilhados de Recursos Humanos (CSCRH) que, em 2021, atingiu 93% de todo o serviço de RH da USP, trouxe maior agilidade no atendimento ao nosso pessoal.

A criação do Sistema de Requisições Rastreáveis (SRR), em que o usuário e os operadores podem gerenciar o andamento das solicitações, trouxe rapidez e uniformidade ao atendimento. Em 2020, foram recebidos 32.345 chamados nesse novo serviço, respondidos em menos de 24 horas, alcançando a marca de 147 atendimentos diários.

Para tornar a comunicação pessoal e a interlocução com as unidades/órgãos mais eficientes, o DRH criou um curso de capacitação com a participação de 328 dirigentes da Universidade e que alcançou pleno êxito na inclusão administrativa.

Sustentabilidade como princípio

A sustentabilidade é o elo central dessa nova política de gestão administrativa. Aqui não se fala somente em sustentabilidade econômica e financeira, mas também da preocupação constante com o meio ambiente e, sobretudo, com a saúde e a satisfação das pessoas envolvidas com a gestão.

A sinergia entre setores permitiu, por exemplo, que os espelhos de ponto passassem a ser assinados eletronicamente, sem a necessidade de impressão de quase 13.200 espelhos de ponto ao mês, equivalente a 158.400 documentos ao ano. Novos processos recentemente implantados já são executados 100% eletronicamente, como a contratação dos professores colaboradores oriundos do Programa de Atração e Retenção de Talentos (Part).

A guarda seletiva de documentos, de extrema relevância para a pesquisa e, ao mesmo tempo, em aderência à governança sugerida pelo Tribunal de Contas do Estado (TCE), permitiu a reciclagem de mais de 40% dos documentos atualmente armazenados. Some-se a isso a criação de um sistema ágil e abrangente de busca com base na classificação dos documentos por atividades.

Ainda do ponto de vista ambiental, esforços têm sido direcionados para o uso de energias de fonte renovável. Um projeto piloto está em andamento no campus do Butantã e envolve a alteração no contrato de compra da energia elétrica.

Controle financeiro

Um novo olhar sobre as finanças da Universidade, no qual estar bem-informado e atualizado é essencial para a tomada de decisões, levou a um alinhamento mais preciso entre a execução e o planejamento financeiro. Assim, processos licitatórios de contratos e compras geraram redução de tempo de tramitação e economia financeira da ordem de 20%, em especial nos contratos de serviços contínuos de grande monta, como vigilância, limpeza, veículos e outros.

Caminhar para a sustentabilidade econômica e financeira exigiu o estabelecimento de metas e dedicação das equipes dos departamentos. As ações buscaram atingir o reequilíbrio econômico, no entanto, sem prejudicar o andamento das atividades-fim.

Convênios mais céleres

Reduziu-se pela metade o tempo de trâmite de convênios de pesquisa, sem perder a segurança jurídica, esse foi o ganho que a criação do Departamento de Convênios (DConv) trouxe para a comunidade interna e externa da Universidade.

Fazer avançar as atividades-meio para cumprir com excelência as atividades-fim foi e tem sido o mote da reestruturação da administração da Universidade. O comprometimento e o dinamismo nos serviços, aliados à empatia no tratamento e na comunicação dispensados pela Codage, vêm sendo traduzidos em ambiente respeitoso, transparente e harmonioso, que busca aprimorar as relações com os servidores da USP, resultando em gestão mais eficiente e ambiente de trabalho mais qualificado.

A USP está pronta para se manter na vanguarda, com excelência e equilíbrio e, para isso, é preciso manter a confiança e a empatia.

* Flávio Vieira Meirelles, diretor do Departamento de Administração, Fernando Luis Medina Mantelatto, diretor do Departamento de Recursos Humanos, Mara Jane Contrera Malacrida, diretora do Departamento de Finanças, Igor Studart Medeiros, diretor do Departamento de Convênios, e Hugo Ricardo Zchommler Sandim, assessor do Departamento de Administração